Detail Blog

Mengenal 5 Tugas Utama Front Office Hotel

Bagi Anda yang masih awam dengan perhotelan, tentunya ingin mengetahui tugas utama front office hotel. Front office merupakan bagian terpenting dalam operasional hotel yang memiliki peran langsung dalam melayani tamu saat pertama kali tamu reservasi ataupun checkin dan checkout. Mungkin bisa dibilang, Front office menjadi "wajah" hotel, karena menjadi divisi yang paling sering berinteraksi dengan para tamu hotel dan memastikan tamu puas dengan pelayanan hotel. Maka pada artikel ini kami menjelaskan lima tugas utama dari front office di hotel.

1. Menangani Reservasi Kamar

Reservasi kamar adalah proses pemesanan kamar yang dilakukan oleh tamu untuk memastikan ketersediaan kamar sesuai dengan waktu yang diinginkan. Tugas Front Office yang pertama yaitu menangani reservasi kamar dari tamu, baik tamu langsung datang ke hotel, reservasi melalui telepon, email, atau aplikasi pemesanan online. Staf front office harus memastikan bahwa kamar yang dipesan tersedia sesuai permintaan dan mengelola perubahan jadwal kedatangan tamu ataupun pembatalan yang mungkin terjadi.

Dalam tugas ini, front office juga akan sering berkoordinasi dengan tim housekeeping untuk memastikan kamar dalam keadaan siap ditempati. Selain itu, mereka juga bertugas memberikan informasi mengenai harga kamar, promosi, atau paket yang sedang berlaku kepada tamu.

2. Menyambut dan Melayani Kedatangan Tamu Saat Check-in

Proses check-in adalah langkah pertama yang akan dijalani oleh tamu saat memasuki hotel. Staff front office memiliki tugas penting untuk menyambut tamu dengan ramah dan profesional, sehingga memberikan kesan pertama yang baik kepada tamu. Front Office juga bertanggung jawab untuk melakukan proses pendaftaran, mengumpulkan identitas atau informasi yang dibutuhkan, dan memberikan kunci kamar sesuai reservasi tamu.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses ini adalah:

• Memastikan data yang diberikan tamu sesuai dengan reservasi.
• Memberikan informasi yang detail tentang fasilitas hotel.
• Menyediakan bantuan terkait dengan bagasi atau kebutuhan khusus tamu.

Selain itu, staf front office perlu memastikan bahwa tamu merasa nyaman dan puas selama proses check-in, karena ini akan mempengaruhi kesan pertama mereka terhadap hotel.

3. Menyediakan Informasi dan Pelayanan Tamu

Selama tamu menginap, front office bertindak sebagai pusat informasi. Staf front office harus memahami berbagai fasilitas dan layanan yang ada di hotel, mulai dari restoran, spa, hingga area rekreasi, serta memberikan panduan kepada tamu. Selain itu, mereka juga memberikan informasi tentang tempat wisata atau transportasi yang dibutuhkan.

Front office sering kali berinteraksi dengan tamu yang memiliki permintaan khusus, seperti pengaturan transportasi, pemesanan tur, atau penyediaan barang tertentu. Kemampuan komunikasi yang baik dan sikap responsif menjadi hal penting agar kebutuhan tamu dapat terpenuhi dengan baik.

4. Mengelola Proses Check-out

Proses check-out adalah momen terakhir interaksi antara tamu dengan pihak hotel. Front office bertugas memastikan bahwa seluruh transaksi, seperti biaya kamar, makanan, atau layanan tambahan (additional charge), telah dibayar oleh tamu tidak ada yang keliru. Front Office juga harus memastikan kunci kamar dikembalikan dan menanyakan kesan tamu selama menginap.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses check-out, antara lain:

• Mengecek kembali biaya tambahan yang mungkin muncul, seperti late check out.
• Mengonfirmasi metode pembayaran dengan tamu.
• Menanyakan feedback atau kesan tamu untuk evaluasi pelayanan hotel.

Proses check-out yang berjalan lancar akan menambah kepuasan tamu dan meningkatkan kemungkinan tamu untuk kembali menginap di hotel Anda di masa yang akan datang.

5. Menangani Keluhan dan Masalah Tamu

Menghadapi keluhan tamu merupakan bagian yang sangat penting dari tugas front office. Front Office harus siap menangani situasi yang mungkin membuat tamu kurang puas dan memberikan solusi dengan cepat dan tepat. Dalam situasi ini, kemampuan komunikasi dan keterampilan dalam penyelesaian masalah sangat dibutuhkan.

Keluhan yang biasanya muncul mencakup hal-hal seperti fasilitas kamar, kebersihan, atau pelayanan staf yang dianggap kurang memuaskan. Staf front office diharapkan dapat merespons dengan penuh ramah, sopan dan profesional agar tamu merasa diperhatikan dan masalah dapat diselesaikan dengan baik.

Kesimpulan

Front office adalah garda terdepan di hotel yang memiliki tanggung jawab besar dalam menciptakan pengalaman dan kesan positif bagi tamu hotel. Tugas-tugas utama mereka mencakup menangani reservasi, menyambut tamu saat check-in, menyediakan informasi, mengelola check-out, dan menangani keluhan tamu dengan baik. Semua ini membutuhkan keterampilan komunikasi, empati, dan profesionalisme tinggi. Dengan pelayanan yang baik, front office dapat memastikan tamu memiliki pengalaman yang menyenangkan dan berkesan selama menginap di hotel, yang pada akhirnya akan membangun reputasi positif bagi hotel tersebut.

Contohnya seperti Asyana Hotel yang selalu mengedepankan kepuasan dan kenyamanan tamu mulai dari proses checkin hingga checkout. Selau melayani tamu dengan sopan, ramah, profesional dan memastikan fasilitas kamar dan kebersihan kamar terjaga.