17 Status Kamar Hotel: Pengertian, Jenis, dan Cara Pengelolaannya yang Baik dan Benar

Dalam industri perhotelan, manajemen kamar merupakan salah satu aspek terpenting untuk menjaga kualitas pelayanan terbaik hotel. Dalam manajemen kamar hotel yang baik dan benar, maka operasional hotel membutuhkan penyajian data status kamar hotel yang valid dan efisien dalam menentukan ketersediaan kamar dan kondisi kamar untuk tamu, sehingga operasional hotel lancar dan tingkat kepuasan pelanggan tetap maksimal. Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai jenis istilah status kamar hotel, cara pengelolaannya, serta peran status kamar dalam mendukung operasional hotel yang efektif.

1. Pengertian Status Kamar Hotel

Status kamar hotel adalah istilah khusus dalam perhotelan yang menggambarkan kondisi dan ketersediaan kamar pada waktu tertentu, yang berfungsi untuk membantu staf hotel mengetahui apakah kamar tersebut siap ditempati, sedang dibersihkan, dalam kondisi terisi atau tidak bisa ditempati tamu karena dalam kondisi perbaikan. Informasi ini biasanya tercatat dalam sistem manajemen properti (Software Property Management System atau PMS) dan diperbarui secara berkala oleh berbagai departemen seperti housekeeping dan front office.

2. Jenis-Jenis Status Kamar Hotel

Berikut adalah beberapa jenis status kamar hotel yang umum digunakan di industri perhotelan:

2.1. Status Berdasarkan Ketersediaan

Available / Vacant (VC):

Available atau Vacant adalah Istilah status Kamar yang menunjukkan kamar hotel dalam keadaan kosong.

Occupied (OC):

Occupied adalah status yang menunjukkan kondisi kamar sedang terisi oleh tamu.

Stay Over:

Tamu memutuskan untuk memperpanjang masa menginap dan kamar akan tetap ditempati.

House Use (HU):

Housu Use merupakan status kamar yang menunjukkan bahwa kamar digunakan oleh internal hotel, seperti digunakan oleh owner ataupun kebutuhan lainnya. Sehingga kamar tidak bisa dijual kepada tamu.

Slept Out (SO):

Status kamar hotel yang menggambarkan bahwa tamu sudah menyewa kamar tersebut, namun tamu tidak menginap dikamar. Dalam hal ini kamar hanya digunakan tamu untuk menyimpan barang, tapi tamu tetap harus membayar tagihan secara full.

Do Not Disturb (DND):

Status kamar yang mendefinikan bahwa kamar terisi tamu dan tamu sedang tidak ingin diganggu.

Double Lock:

Artinya status kamar terisi dan tamu tidak ingin kamar yang dia tempati bisa diakses ole siapapun, kecuali dirinya sendiri.

No Luggage:

Artinya kamar terisi dan tamu tidak membawa barang bawaan atau bagasi. Biasanya status kamar ini menunjukkan tamu hanya tinggal di kamar dalam waktu yang singkat atau hanya transit.

Compliment:

Compliment artinya kamar sudah terisi tamu, namun tidak dikenai biaya atau free.

2.2. Status Berdasarkan Kebersihan

Clean (CL):

Status Kamar yang sudah dibersihkan dan siap untuk ditempati.

Dirty / Not Ready (DN):

Status kamar hotel masih dalam keadaan kotor atau belum dibersihkan setelah tamu check-out.

Inspected:

Kamar yang sudah dibersihkan dan telah diperiksa oleh housekeeping supervisor. Artinya kamar tersebut siap dijual dan dihuni tamu.

2.3. Status Berdasarkan Kategori Tamu atau Pemakaian

VIP / VVIP:

Status kamar yang mendefinisikan bahwa kamar diperuntukkan untuk tamu penting dan memerlukan persiapan khusus.

Blocked:

Kamar yang diblokir untuk keperluan internal atau reservasi grup.

Out of Order (OOO):

Kamar tidak tersedia untuk waktu tertentu karena masalah kerusakan.

OOS (Out of Service):

Out of Services adalah status yang menunjukkan kamar sedang dalam perbaikan jangka pendek.

Out of Inventory (OOI):

Kamar tidak termasuk dalam daftar inventaris penjualan, biasanya untuk renovasi jangka panjang.

3. Pentingnya Manajemen Status Kamar

Manajemen status kamar yang baik memiliki peran penting dalam beberapa aspek operasional hotel, diantaranya:

3.1 Mengoptimalkan Tingkat Hunian (Occupancy Rate):

• Mengetahui status kamar secara real-time membantu hotel memaksimalkan tingkat hunian.
• Peningkatan Kepuasan Pelanggan:
• Dengan status kamar yang akurat, tamu tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan kamar yang siap ditempati.

3.2. Efisiensi Operasional:

Koordinasi yang baik antara housekeeping dan front office mengurangi kesalahan seperti double-booking atau kamar yang tidak tersedia.

3.3. Pengelolaan Pemeliharaan:

Jika ada kamar dalam kondisi perbaikan, maka dapat segera diperbaiki sehingga kamar dalam waktu cepat bisa segera dijual kembali, dan tidak mengurangi penjualan kamar.

4. Sistem Manajemen Status Kamar

Hotel modern umumnya menggunakan Software Property Management System (PMS) untuk mencatat dan memantau status kamar secara real-time. PMS Hotel memberikan berbagai kemudahan dalam operasional hotel, meliputi:

• Housekeeping mengetahui kondisi semua kamar yang ada di hotel dengan akurat dan efisien.
• Housekeeping dapat membersihkan kamar berdasarkan prioritas kamar yang sudah dipesan tamu yang akan datang.
• Housekeeping dapat  memperbarui status kamar setelah dibersihkan.
• Front office dapat melihat ketersediaan kamar dan menginput data tamu check-in/check-out.
• Manajemen untuk memantau tingkat hunian dan tren pemakaian kamar.

5. Tantangan dalam Pengelolaan Status Kamar

Meskipun sistem manajemen kamar telah berkembang, beberapa tantangan sering muncul:

• Komunikasi antar Departemen:

  Koordinasi antara front office dan housekeeping sangat penting, terutama saat hotel penuh.

• Perubahan Mendadak:

  Pembatalan atau perubahan pemesanan yang mendadak dapat memengaruhi status kamar.

• Masalah Teknis:

  Gangguan pada PMS atau sistem internal hotel bisa menyebabkan status kamar tidak diperbarui secara akurat. Maka disarankan agar tim Front Office atau Housekeeping dapat mencetak status-status kamar secara berkala.

• Manajemen Pemeliharaan:

  Kamar yang sering bermasalah atau tidak siap tepat waktu dapat mengurangi potensi pendapatan hotel.

6. Cara Meningkatkan Pengelolaan Status Kamar

Untuk meningkatkan efisiensi manajemen kamar, berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan:

• Pelatihan Rutin pada Staf:

  Memberikan pelatihan kepada staf housekeeping dan front office mengenai pentingnya pembaruan status kamar serta memberikan prosedur dalam mengelola kebersihan kamar.

• Penggunaan Teknologi Terintegrasi:

  Hotel bisa menggunakan PMS yang terhubung dengan sistem housekeeping dan Channel Manager agar inventori kamar terintegrasi dan reservasi OTA masuk otomatis ke PMS. Dengan begitu, kasus overbooking bisa terminimalisir.

• Komunikasi Efektif:

  Menerapkan alat komunikasi internal seperti walkie-talkie atau aplikasi chatting untuk mempercepat koordinasi.

• Audit dan Monitoring:

  Melakukan audit rutin pada status kamar untuk memastikan data yang akurat dan memperbaiki kesalahan yang ditemukan.

7. Kesimpulan

Manajemen status kamar hotel merupakan salah satu elemen kunci dalam operasional hotel. Dengan informasi keadaan kamar yang akurat dan sistem operasional yang terintegrasi, hotel dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi, mengurangi kesalahan double booking, dan memastikan kepuasan tamu. Pengelolaan status kamar hotel yang baik juga memungkinkan hotel untuk memaksimalkan pendapatan dengan memastikan semua kamar dalam kondisi siap pakai. Tantangan seperti komunikasi yang kurang efektif dan perubahan mendadak dapat diatasi dengan pelatihan, penggunaan teknologi seperti PMS dan Channel Manager, dan koordinasi antar departemen yang baik dan tersistem.